L’accelerazione digitale conosciuta negli ultimi anni ha esteso il pubblico fruitore di servizi online prima riservati solo a gruppi di specialisti. Tra questi l’ormai noto webinar, termine che deriva dalla fusione tra web e seminar, ovvero seminario via web: un evento online e in tempo reale che attraverso una piattaforma per webinar connette uno o più relatori a numerosi partecipanti in tutto il mondo.
Questo strumento per comunicare è ormai prassi nella quotidianità dei professionisti e sul mercato si trovano diverse piattaforme per la creazione di webinar finalizzate ad affiancare aziende e lavoratori autonomi nel processo di realizzazione e di creazione dell’evento, con un’assistenza completa.
Il webinar risulta prezioso per veicolare contenuti rilevanti e risultare preparati e competenti agli occhi degli spettatori, rafforzando così la potenza e il valore del proprio marchio: è infatti uno degli strumenti più utilizzati per rafforzare il personal branding.
Tuttavia, come per l’organizzazione di qualsiasi evento, affinché questo abbia successo è necessaria una pianificazione attenta: seguire semplici regole permetterà di realizzare un webinar davvero efficace.
Decidere di cosa si vuole parlare
È fondamentale tenere a mente che un webinar online non dovrebbe mai essere considerato uno strumento finalizzato alla vendita dei prodotti o dei servizi di chi lo organizza.
È pertanto necessario improntarlo su un argomento che sia informativo ed utile per lo spettatore: il pubblico deve trarre un beneficio dalla partecipazione a tale evento. Si possono affrontare, quindi, temi di attualità che hanno ripercussioni su un determinato campo lavorativo, oppure si può analizzare in modo approfondito un tool o uno strumento, o ancora utilizzare l’autorevolezza del relatore per fornire un punto di vista assolutamente rilevante.
Scegliere il format migliore per il webinar
Perché un webinar abbia successo è necessario catturare l’attenzione del pubblico e mantenerla alta nel corso di tutto l’evento. Si rende quindi necessario scegliere il format più adeguato al pubblico di riferimento.
Ci sono diverse opzioni selezionabili:
- Uno speaker che parla della propria area di competenza;
- Un dialogo tra due professionisti, ciascuno dei quali porta il proprio punto di vista e la propria esperienza;
- Un talk-show tra esperti;
- Una tavola rotonda di professionisti a confronto su uno specifico argomento: qui vi è la possibilità di scegliere di portare avanti il webinar con o senza un moderatore, che possa rendere equilibrato l’emergere delle informazioni pur senza perdere di vista l’obiettivo del webinar.
Qualsiasi sia il format selezionato, gli speaker dovranno essere preparati, flessibili e coinvolgenti.
Creare un contenuto accattivante
È altamente improbabile che un webinar funzioni se consiste in una sola persona che mette in scena un lungo monologo supportato esclusivamente da diapositive piene di testo.
Quasi certamente il pubblico si annoierà, si distrarrà e potrebbe abbandonare prima del termine del webinar stesso.
Come scongiurare questa ipotesi? Creando un contenuto coinvolgente, dinamico, creativo, visivo e interattivo. L’utilizzo di immagini o video esemplificativi, musiche e grafici, aiuta a coinvolgere il pubblico. L’originalità è sempre la chiave del successo.
Scegliere la giusta piattaforma
Per selezionare la piattaforma da utilizzare si devono considerare diversi aspetti. Tra questi il numero di partecipanti attesi, la volontà di condividere i contenuti, la necessità di interagire con il pubblico, la possibilità di registrare o meno il webinar, l’utilità di una live chat e la fruibilità di un’assistenza tecnica durante la live. La scelta di una piattaforma performante e che risponda a queste esigenze è fondamentale: senza una tecnologia affidabile nessun evento può funzionare in modo adeguato, con un impatto decisamente negativo sulla reputazione dell’organizzatore e del relatore del webinar. Proprio per tutelare la propria immagine, qualsiasi sia lo strumento scelto, sarà necessario testarlo e padroneggiarlo prima del giorno della diretta.
Decidere la data e l’ora migliore
Nello stabilire il momento migliore per organizzare un webinar si devono considerare diversi aspetti quali la probabilità che il pubblico target sia disponibile.
In linea di massima sarebbe meglio evitare giorni festivi o orari improbabili, considerando eventuali fusi orari, e valutare la concomitanza di altri eventi che potrebbero spostare l’interesse del webinar che si sta organizzando.
Inoltre, serve dare ai partecipanti il tempo per organizzarsi e per mettere in agenda la data del seminario; annunciarlo con 2/3 settimane di anticipo permette al potenziale pubblico di segnarsi l’impegno scongiurando la concorrenza con altri inviti.
Promuovere il webinar
La promozione del webinar dovrebbe far parte di una strategia complessa valida anche per generare nuovi contatti: è consigliabile dunque, anche per gestire il flusso degli utenti, creare una landing page dedicata attraverso la quale gli utenti possano iscriversi all’evento.
Altra possibilità è quella di inserire la comunicazione del webinar nel piano editoriale dei social media, magari prevedendo più uscite in cui si anticipano i problemi che troveranno soluzione durante l’evento.
Anche un’azione di email marketing al target interessato con i riferimenti temporali e l’agenda dell’evento può rivelarsi una scelta vincente.
Feedback
È importante ricordare che il successo non finisce con il webinar stesso. Una diretta con numerose interazioni, partecipazioni e domande è da considerarsi un grande risultato.
È sempre una buona pratica chiedere feedback ai partecipanti e nutrire le relazioni che si sono instaurate. Se durante la live uno spettatore si è dimostrato interessato significa che l’obiettivo è stato raggiunto e che il momento è opportuno per convertire un prospect in cliente.
